SAMÞYKKTAR Í HÁSKÓLARÁÐI 18.08.2022
Vefútgáfa síðast uppfærð 3.06.2024
Prentgerð (pdf)
Sé munur á uppsetningu texta hér að neðan
og í PDF skjali gildir PDF skjalið
1. Gildissvið og ábyrgð
Um valnefndir er fjallað í 38. og 39. gr. reglna fyrir Háskólann á Akureyri nr. 694/2022. Verklagsreglur þessar eru settar af háskólaráði Háskólans á Akureyri með vísan til 39. gr. reglna fyrir Háskólann á Akureyri. Skrifstofa rektors ber ábyrgð á eftirfylgni, framfylgd og endurskoðun á verklagsreglum þessum.
2. Skipan og hæfi fulltrúa í valnefnd
Um skipan valnefnda gildir 38. gr. reglna fyrir Háskólann á Akureyri. Staðgengill deildarforseta er varafulltrúi hans í valnefnd. Við tilnefningu á fulltrúa deildar í valnefnd skv. b-lið 4. mgr. reglna fyrir Háskólann á Akureyri skal jafnframt tilnefndur varafulltrúi. Um sérstakt hæfi nefndarmanna fer eftir ákvæðum II. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og skal í erindisbréfi valnefndarfulltrúa vakin athygli á hæfisskilyrðum stjórnsýslulaga. Hæfi valnefndarfulltrúa í hverju tilviki er kannað á fyrsta fundi nefndarinnar og bókað í fundargerð. Jafnframt skal bóka ákvörðun um hvort nefndarfulltrúi skuli víkja sæti í nefndinni vegna vanhæfis ef svo ber undir. Starfsmaður gæða- og mannauðsteymis er starfsmaður valnefndar og veitir henni ráðgjöf í ráðningarferlinu og gætir þess að störf valnefndar séu í samræmi við lög og reglur og góða stjórnsýsluhætti og heldur utan um ráðningarferlið og störf og gögn valnefndar. Starfsmaður skrifar fundargerð valdnefndar, heldur utan um öll skjöl málsins og sér um vistun þeirra í rafrænu skjalavistunarkerfi Háskólans.
3. Málsmeðferð
Deildarforseti, sem formaður valnefndar, skipar þriðja fulltrúa valnefndar og skal viðkomandi vera sérfræðingur á fræðasviði starfsins. Tilnefningin skal liggja fyrir þegar umsóknarfrestur um akademískt starf er runninn út. Þegar tilnefning liggur fyrir sér starfsmaður valnefndar um skipun viðkomandi í nefndina fyrir hönd deildarforseta. Þegar dómnefnd háskólans hefur lokið umfjöllun sinni og mati á hæfi umsækjenda vísar stjórnsýsla rannsókna, f.h. dómnefndar, dómnefndaráliti og umsóknum til deildarforseta, sem formanns valnefndar, og starfsmanns valnefndar. Starfsmaður valnefndar sendir umsækjendum þá tilkynningu um skipan valnefndar og upplýsir þá um stöðu ráðningarferlisins.
Deildarforseti er formaður valnefndar og stýrir störfum hennar. Hlutverk valnefndar er að fara yfir umsóknir um akademísk störf og veita umsögn um hver af umsækjendum teljist best til þess fallinn að gegna auglýstu starfi. Valnefnd tekur eingöngu til umfjöllunar umsóknir sem dómnefnd telur að uppfylli lágmarksskilyrði til að gegna starfinu og komi þannig til álita í starfið.
Valnefnd skal í störfum sínum gæta jafnræðis milli umsækjenda og samræmis í meðferð umsókna. Valnefnd er heimilt að afla frekari gagna um umsækjendur ef slíkt er nauðsynlegt, þ.á.m. skriflegra umsagna. Ef slík gögn eru umsækjanda í óhag skal honum gefinn kostur á að koma athugasemdum sínum á framfæri. Jafnræðis skal gætt þannig að sömu gagna er aflað frá öllum umsækjendum.
Formaður valnefndar boðar til fyrsta fundar valnefndar um leið og dómnefndarálit liggur fyrir. Hann stýrir fundinum og gengur úr skugga um að valnefnd hafi fengið umsóknargögn í hendur. Á fyrsta fundi er fjallað um þá umsækjendur sem uppfylla lágmarksskilyrði til að gegna viðkomandi starfi samkvæmt mati dómnefndar.
Á fyrsta fundi skal gerð ráðningaráætlun sem ætlað er að stuðla að því að umsækjendur séu metnir á hlutlægan og málefnalegan hátt. Til grundvallar áætluninni skulu liggja þeir þættir sem leiða má af auglýsingu um starfið, þ.á.m. menntun, starfsreynsla, hæfni og persónulegir eiginleikar sem taldir eru skipta máli, þeim lögum og reglum sem um starfið gilda og öðrum málefnalegum sjónarmiðum sem taka mið af þörfum deildar/fræðasviðs. Koma skal fram hvort tekin verði viðtöl við alla umsækjendur sem uppfylla lágmarksskilyrði eða hvort takmarka skuli umfjöllun við þá sem taldir eru uppfylla best þau sjónarmið sem leggja ber til grundvallar við veitingu starfsins og skilyrði sem koma fram í auglýsingu. Jafnframt skal ákveða fyrirkomulag á viðtölum og mælikvarða eða viðmið sem nota á til að meta umsækjendur ásamt viðtalsspurningum. Að síðustu skal áætlunin kveða á um tímaramma sem nefndin ætlar sér til að ljúka verkefninu.
Á fyrsta fundi valnefndar er ákveðin tímasetning fyrir viðtöl þegar allir valnefndarmenn geta mætt. Jafnframt er ákveðið form viðtala, þ.e. hvort þau eru haldin á staðnum eða í fjarfundi. Gera skal ráð fyrir a.m.k. 45 mínútum fyrir hvert viðtal. Alla jafna skal biðja umsækjendur um að vera með 10-15 mínútna kynningu eða fyrirlestur í upphafi viðtals þar sem þeir segja m.a. frá rannsóknaráformum sínum og hugmyndum um kennsluhætti, t.d. áherslur og reynslu tengda sveigjanlegum kennsluháttum og fjarkennslu.
Í kjölfar viðtala fjallar valnefnd um frammistöðu umsækjenda, í því skyni að meta hver þeirra teljist best til þess fallinn að gegna starfinu. Við mat á umsækjendum skal horft til heildarmats á þeim þáttum sem liggja til grundvallar starfinu, eins og þeir koma fram í auglýsingu um starfið. Sé sérstaklega gerð krafa um samstarfs- og samskiptahæfni skal valnefnd taka þá þætti inn í heildarmat sitt á umsækjendum. Við val á hæfasta umsækjandanum skal einnig taka mið af stefnu og þörfum deildar og þeirri uppbyggingu sem tengist umræddu starfi, enda hafi það komið fram í auglýsingu. Til grundvallar mati á umsækjanda skulu lögð umsóknargögn, þau gögn sem nefndin kann að hafa aflað og frammistaða umsækjanda í viðtali, og fyrirlestri ef við á. Þá skal valnefnd í mati sínu styðjast við þau sjónarmið sem fram koma í 8. gr. reglna nr. 258/2016 um störf dómnefndar og ráðningar akademískra starfsmanna við Háskólann á Akureyri.
Starfsmaður valnefndar skal skrá niður öll helstu atriði sem fram koma í viðtölum við umsækjendur. Ef annarra upplýsinga er aflað munnlega, t.d. ef haft er samband við umsagnaraðila eða meðmælendur, skal þess jafnframt gætt að slíkar upplýsingar séu skráðar, ef þær hafa verulega þýðingu fyrir niðurstöðu valnefndar. Gefa skal umsækjanda kost á að koma á framfæri athugasemdum við upplýsingar sem aflað er sérstaklega af valnefnd og eru honum í óhag, ef afstaða hans liggur ekki þegar fyrir í gögnum málsins eða að slíkt sé augljóslega óþarft.
4. Umsögn valnefndar
Fjallað er um umsögn valnefndar í 39. gr. reglna fyrir Háskólann á Akureyri nr. 694/2022.
Þegar valnefnd hefur lokið mati á umsækjendum undirbýr formaður valnefndar drög að umsögn valnefndar. Þar skal koma fram hvaða umsækjandi, sem metinn var hæfur af dómnefnd, sé að mati valnefndar hæfastur til að gegna hinu auglýsta starfi. Valnefnd er einungis skylt að rökstyðja val sitt á hæfasta umsækjandanum. Valnefnd getur lagt til að ekki skuli ráðið í starfið enda liggi fyrir því málefnalegar ástæður.
Umsögn valnefndar skal send öllum valnefndarfulltrúum til athugasemda og samþykktar. Þegar umsögnin hefur verið samþykkt skal hún undirrituð af öllum valnefndarfulltrúum, að jafnaði með rafrænni undirritun. Starfsmaður valnefndar skjalar umsögn valnefndar með gögnum málsins í rafrænt skjalavistunarkerfi háskólans. Leitast skal við að umsögn valnefndar liggi fyrir innan 30 daga frá því að gögn berast valnefnd frá dómnefnd. Deildarforseti tekur umsögn valnefndar fyrir á deildarfundi, sem tekur afstöðu til umsagnarinnar áður en hún er send til forseta fræðasviðs, sem tekur ákvörðun um ráðningu.
5. Ráðning umsækjanda
Þegar forseti fræðasviðs hefur tekið ákvörðun um ráðningu hefur deildarforseti samband símleiðis við umsækjanda og býður honum starfið óformlega. Í kjölfarið sendir starfsmaður valnefndar viðkomandi umsækjanda tölvupóst þar sem honum er formlega boðið starfið og tilkynnt að hann hafi 14 daga frest til að þiggja það. Þiggi umsækjandi starfið sendir starfsmaður valnefndar tilkynningu um það til forseta viðkomandi fræðasviðs, skrifstofustjóra fræðasviðs, deildarforseta, stjórnsýslu rannsókna og verkefnastjóra launa- og kjaramála. Í kjölfarið hefur skrifstofustjóri fræðasviðsins í samráði við verkefnastjóra launa- og kjaramála og verkefnastjóra stjórnsýslu rannsókna undirbúning að launaröðun og gerð ráðningarsamnings við umsækjandann.
Ef sá sem er boðið starfið hafnar því kallar forseti fræðasviðs, eða rektor ef við á, valnefnd saman að nýju. Valnefnd tekur þá málið á ný til umfjöllunar og afgreiðir tillögu um hvort og þá hvaða öðrum umsækjanda skuli boðið starfið. Skal þá gætt sömu málsmeðferðar og í upphafi.
Þegar umsækjandi hefur þegið starfið, sendir starfsmaður valnefndar öðrum umsækjendum upplýsingar um niðurstöðuna og hver hafi verið ráðinn til að gegna starfinu og bendir á að umsækjendur geti óskað eftir rökstuðningi fyrir ákvörðuninni, sbr. 1. mgr. 21. gr. stjórnsýslulaga. Jafnframt skal tekið fram að beiðni um rökstuðning skuli bera fram innan 14 daga frá því að viðkomandi var tilkynnt ákvörðunin, sbr. 3. mgr. 21. gr. stjórnsýslulaga. Ef beiðni um rökstuðning berst skal slíkri beiðni að jafnaði svarað innan 14 daga frá því hún barst. Rökstuðningur er útbúinn af formanni valnefndar og lögfræðingi eða stjórnsýslufræðingi á skrifstofu rektors í sameiningu, í samráði við forseta fræðasviðs. Lögfræðingur rektorsskrifstofu sér um að senda rökstuðninginn á þann sem sendi slíka beiðni.
Þegar ákvörðun hefur verið tekin um ráðningu, umsækjandi hefur þegið starfið og öðrum umsækjendum verið tilkynnt um ráðstöfun þess, er störfum valnefndar lokið.
6. Gildistaka
Reglur þessar taka þegar gildi. Reglurnar skal endurskoða eftir þörfum í ljósi reynslunnar.