Starfsreglur Háskólaráðs
Ráðið starfar samkvæmt eftirfarandi reglum:
1. Hlutverk Háskólaráðs
Lög og reglur
Hlutverk Háskólaráðs Háskólans á Akureyri er skilgreint í lögum um opinbera háskóla nr. 85/2008, einkum í 5. gr. laganna, en einnig er ákvæði um hlutverk og verkefni ráðsins að finna í öðrum greinum laganna. Í reglum fyrir Háskólann á Akureyri nr. 387/2009, sem Háskólaráð hefur sett, eru fyrirmæli laganna nánar útfærð.
Fulltrúum í Háskólaráði er skylt að kynna sér lög og reglur, þ.m.t. siðareglur, sem háskólinn starfar eftir.
2. Skipan Háskólaráðs
Skipun Háskólaráðs er samkvæmt 2. mgr. laga nr. 85/2008 um opinbera háskóla og 3. gr. reglna nr. 387/2009 fyrir Háskólann á Akureyri. Fulltrúar í Háskólaráði eru sjö að rektor meðtöldum sem er formaður ráðsins. Háskólaráð er ályktunarbært ef 5 atkvæðisbærir Háskólaráðsfulltrúar eða fleiri sækja fund. Ef fulltrúi í ráðinu getur ekki sótt fund skal boða varafulltrúa. Afl atkvæða ræður úrslitum mála. Ef atkvæði eru jöfn sker atkvæði rektors úr eða þess er gegnir fundarstjórn. Staðgengill rektors er varamaður hans í Háskólaráði og gegnir því störfum formanns í fjarveru hans. Fulltrúar í Háskólaráði skulu einungis bundnir af eigin dómgreind um það hvernig best megi stuðla að framgangi og farsælu starfi Háskólans á Akureyri.
3. Fundir Háskólaráðs, boðun þeirra og fundargerðir
Fundir og boðun þeirra
Skrifstofa rektors birtir áætlun um fundardagsetningar í upphafi Háskólaárs. Háskólaráð heldur fundi að jafnaði þriðja fimmtudag í mánuði á tímabilinu frá september til júní. Rektor boðar fundi og stjórnar þeim. Æski þrír fulltrúar í Háskólaráði fundar er rektor skylt að boða til hans.
Skrifstofa rektors minnir á fund með tölvupósti viku fyrir fund og er fundarboð, dagskrá og fundargögn að jafnaði sent út á föstudegi í vikunni fyrir fund.
Dagskrá
Fundarboð skal innihalda tímasetta dagskrá og yfirlit yfir mál sem eru til afgreiðslu á fundinum og mál sem eru til kynningar. Undir liðinn „bókfærð mál“ í dagskránni heyra ýmis mál sem þarfnast ekki sérstakrar umræðu en Háskólaráð þarf að samþykkja. Þetta fyrirkomulag er til þess að gera starf Háskólaráðs skilvirkara og gefa því aukið ráðrúm til að fjalla um viðamikil mál. Óski fulltrúar í Háskólaráði eftir að gera athugasemdir eða ræða einstök bókfærð mál skulu þeir gera grein fyrir því í upphafi fundar en að öðrum kosti skoðast þau samþykkt.
Tillögur að nýjum reglum eða breytingum á gildandi reglum skulu að jafnaði lagðar fyrir Háskólaráð á fundum þess í október og apríl. Tillögur að nýjum námsleiðum skulu að jafnaði lagðar fyrir í nóvember og tillögur að fjöldatakmörkunum í einstakar námsgreinar/námsleiðir skulu lagðar fyrir ráðið í síðasta lagi í apríl ár hvert. í upphafi hvers misseris skal lagt fram yfirlit um nefndir, stjórnir og ráð sem Háskólaráð hefur aðkomu að og fyrirséð er að skipa þurfi í á misserinu.
Undirbúningur og frágangur mála
Mál skulu að jafnaði ekki borin upp til ákvörðunar á fundum Háskólaráðs nema fulltrúar í ráðinu hafi fengið gögn málsins eða fullnægjandi upplýsingar um það fyrir fundinn og haft ráðrúm til að kynna sér efni þess. Heimilt er að víkja frá þessu telji ráðið nægjanlega hagsmuni í húfi og að nægar upplýsingar hafi verið lagðar fram á fundinum. Skrifstofa rektors annast undirbúning og frágang mála fyrir Háskólaráð og fylgir eftir ákvörðunum þess.
Form gagna
Fundarboð, fundargögn og önnur gögn sem styðja störf Háskólaráðs eru gerð aðgengileg á sérstöku lokuðu vefsvæði ráðsins.
Ákvarðanir Háskólaráðs, fundargerðir og birting þeirra
Rituð er fundargerð þar sem ákvarðanir Háskólaráðs eru skráðar. Rektor skipar ritara Háskólaráðs. Í kjölfar funda sendir ritari fulltrúum í ráðinu drög að fundargerð og gefur þeim kost á að koma á framfæri athugasemdum. Komi ekki fram athugasemdir innan þriggja daga skoðast fundargerðin samþykkt. Fundargerðir ráðsins og tilkynningar um ákvarðanir þess eru birtar á vef háskólans. Frumrit fundargerða eru varveitt í skjalasafni háskólans og fundargögn eru varðveitt rafrænt í rafrænu skjalasafni háskólans.
Fundargerðir skulu birtar eigi síðar en 10 dögum eftir fund. Eftir því sem lög kveða á um skal birta tilkynningar og auglýsingar um ákvarðanir Háskólaráðs í B-deild Stjórnartíðinda eða á öðrum opinberum vettvangi. Aðilum sem ákvarðanir Háskólaráðs varða skal tilkynnt um þær skriflega eða með tölvupósti, eftir því sem við á.
Rektor getur óskað eftir því, þegar sérstaklega stendur á eða um áríðandi mál er að ræða, að Háskólaráð afgreiði með rafrænum hætti einstök mál. Ákvarðanir sem teknar eru rafrænt á milli funda skulu skráðar í fundargerð næsta reglubundna fundar á eftir.
Aðrir fundarmenn
Formaður Háskólaráðs getur kallað starfsmenn skólans eða aðila að málum sem eru til umfjöllunar hjá Háskólaráði hverju sinni til að koma inn á fundi ráðsins undir einstökum dagskrárliðum og skal það þá koma fram í fundargerð.
4. Aðgangur að gögnum
Háskólaráð skal hafa aðgang að gögnum sem varða háskólann og nauðsynleg eru til þess að ráðið geti sinnt hlutverki sínu og eftirlitsskyldu sinni. Formleg upplýsingagjöf og öflun gagna til Háskólaráðsfulltrúa fer í gegnum skrifstofu rektors.
5. Vanhæfi og hagsmunaárekstrar
Gæta skal að hæfisreglum II. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 við ákvarðanir í Háskólaráði. Með vanhæfi er átt við að nefndarmaður hafi slík tengsl við mál eða aðila, sem er til meðferðar, að þau geti verið til þess fallin að hafa áhrif á meðferð máls og niðurstöðu. Í 3. gr. stjórnsýslulaga kemur meðal annars fram að nefndarmaður sé vanhæfur til meðferðar máls ef hann er aðili máls, fyrirsvarsmaður eða umboðsmaður aðila eða ef hann hefur náin fjölskyldutengsl við aðila. Formaður Háskólaráðs skal í upphafi hvers fundar kanna meðal fulltrúa í ráðinu hvort þeir telji sig vanhæfa til að fjalla um einstök mál á dagskrá.
6. Þagnar- og trúnaðarskylda
Á fulltrúum í Háskólaráði hvílir þagnarskylda um málefni háskólans og annað sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem Háskólaráðsfulltrúar og leynt skal fara skv. lögum, eðli máls eða ákvörðun Háskólaráðs. Þagnarskylda gildir jafnframt eftir að setu í Háskólaráði er lokið. Þegar Háskólaráðsfulltrúi hættir í ráðinu skal hann sjá um að gögn, sem hann hefur móttekið í sambandi við störf hans í ráðinu, komist ekki í hendur óviðkomandi aðila.
Rektor er málsvari Háskólaráðs. Aðrir Háskólaráðsfulltrúar skulu ekki tjá sig í fjölmiðlum um málefni háskólans, nema að höfðu samráði við formann ráðsins.
7. Helstu verkefni Háskólaráðs
Stjórnun og stefnumörkun Háskólaráðs og rektors
Háskólaráði ásamt rektor er falin stjórn háskólans. Háskólaráð markar að frumkvæði rektors heildarstefnu í málefnum háskólans, mótar skipulag og fer með almennt eftirlit með starfseminni í heild, einstakra fræðasviða og háskólastofnana og ber ábyrgð á því að háskólinn starfi í samræmi við lög og stjórnvaldsfyrirmæli.
Reglusetningar- og úrskurðarvald
Háskólaráð setur reglur um starfsemi skólans á grundvelli laga, fer með úrskurðarvald í málefnum skólans, einstakra deilda og stofnana sem honum tengjast og heyra undir Háskólaráð eða fræðasvið háskólans. Undanskilin eru málefni einstakra starfsmanna sem eru alfarið á forræði rektors sem forstöðumanns stofnunarinnar, sbr. ákvæði laga nr. 85/2008 um opinbera háskóla.
Fjármál og rekstur
Fjármál og rekstur skólans eru eitt helsta viðfangsefni ráðsins. Háskólaráð mótar reglur um skiptingu fjár milli rekstrareininga háskólans innan þess ramma sem fjárveitingar og reglur um ráðstöfun sértekna heimila. Ráðið hefur eftirlit með rekstri háskólans, þ.m.t. reikningshaldi, meðferð fjármuna og samstarfssamningum og yfirumsjón með einstökum háskólastofnunum, félögum, fyrirtækjum, sjóðum og öðrum eignum háskólans.
Samningar og umsjón með eignum
Háskólaráð ber ábyrgð á framkvæmd samstarfssamninga sem háskólinn gerir og hefur yfirumsjón með fyrirtækjum, sjóðum og eignum og fer með eignarhlut háskólans í fyrirtækjum. Ráðinu er heimilt að semja við samtök stúdenta, hollvinasamtök, samtök og fyrirtæki eða opinberar stofnanir um að taka að sér þjónustu fyrir hönd skólans.
Framsal ákvörðunarvalds
Háskólaráð getur framselt ákvörðunarvald sem rektor eða öðrum stjórnendum er fengið í einstökum málum eða málaflokkum til annarra stjórnenda. Fallist Háskólaráð á slíkt framsal skal það gert með skriflegum hætti. Um slíkt framsal er unnt að ákveða í sérstökum reglum.
Skipan í stjórnir, ráð og nefndir
Háskólaráð skipar í ýmsar stjórnir, ráð og nefndir, skv. lögum, reglum, samningum eða fyrir beiðni stjórnvalda.
Starfsnefndir Háskólaráðs
Háskólaráði er heimilt að skipa starfsnefndir um sérstök mál eða málaflokka. Starfsnefndirnar eru ráðgefandi hver á sínu sviði, en fara hvorki með framkvæmda- né ákvörðunarvald, nema sérstaklega sé kveðið á um það í erindisbréfi sem Háskólaráð setur.
Rektor er heimilt að skipa starfshópa sem eru honum til ráðgjafar og aðstoða við stefnumótun um einstök málefni og sinna tilteknum verkefnum samkvæmt erindisbréfi.
Háskólafundur
Fulltrúar í Háskólaráði eiga sæti á háskólafundi með málfrelsi og tillögurétt en aðrir fulltrúar en rektor sitja þar án atkvæðisréttar.
8. Hlutverk rektors
Stjórnunar- og ákvörðunarvald
Rektor fer með ákvörðunarvald í öllum málum háskólans á milli funda Háskólaráðs. Eins og kveðið er á um í lögum er rektor yfirmaður stjórnsýslu háskólans og æðsti fulltrúi hans gagnvart mönnum og stofnunum innan háskólans og utan hans. Hann stýrir starfsemi háskólans og ber ábyrgð á og hefur eftirlit með allri starfsemi hans, þ.m.t. ráðningar- og fjármálum einstakra fræðasviða og stofnana. Hann ber ábyrgð á gerð starfs- og rekstraráætlana og að þær séu samþykktar af Háskólaráði.
Ráðningarvald
Rektor ræður forseta fræðasviða, framkvæmdastjóra háskólaskrifstofu og starfsfólk sameiginlegrar stjórnsýslu og setur því erindisbréf og starfslýsingar.
Rektor veitir akademísk störf við Háskólann á Akureyri, tímabundin og ótímabundin, og framgang akademískra starfsmanna.
Eftirlit
Rektor er opinber embættismaður sem er skipaður af mennta- og menningarmálaráðherra skv. tilnefningu Háskólaráðs. Um starfsemi Háskólans á Akureyri og störf rektors gilda m.a. ákvæði laga um háskóla nr. 63/2006, laga um opinbera háskóla nr. 85/2008, stjórnsýslulaga nr. 37/1993, upplýsingalaga nr. 140/2012 og laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins nr. 70/1996. Mennta- og menningarmálaráðuneytið samþykkir rekstraráætlun og Ríkisendurskoðun endurskoðar ársreikning Háskólans á Akureyri.
9. Þóknun
Fulltrúar og varafulltrúar í Háskólaráði, að rektor undanskildum, fá greidda þóknun fyrir fundarsetu, 10 einingar fyrir hvern fund sem þeir sækja. Greiðslan miðast við þóknanataxta skv. ákvörðun fjármála- og efnahagsráðuneytis. Þóknun til fulltrúa í Háskólaráði er greidd tvisvar á ári í lok hvers misseris.
10. Árangursmat
Fyrir lok hvers starfsárs skal skrifstofa rektors taka saman greinargerð um störf Háskólaráðs á undangengnu starfsári. Háskólaráð fær skýrsluna til umfjöllunar og leggur mat á árangur og gerir tillögur til úrbóta, þ.m.t. eftir því sem ástæða er til á starfsreglum ráðsins. Slíku mati er ætlað að bæta vinnubrögð og tryggja skilvirkni Háskólaráðs.
11. Endurskoðun starfsreglna
Starfsreglur þessar eru settar af Háskólaráði Háskólans á Akureyri. Allir Háskólaráðsfulltrúar fá eintak af starfsreglunum þegar þeir taka sæti í ráðinu. Starfsreglurnar skulu endurskoðaðar í upphafi hvers starfsárs og eftir ástæðum gerðar á þeim breytingar, sem Háskólaráð ákveður.
Þannig samþykkt á fundi Háskólaráðs Háskólans á Akureyri 20. september 2018